Politique de confidentialité
Tout d'abord, nous voulons que vous sachiez que votre vie privée nous préoccupe, et nous prenons au sérieux la responsabilité que vous nous avez confiée directement ou indirectement.
Cette politique explique comment Getflights/Groupflights collecte les données des clients, utilise les données et dans quelles situations et à qui les données sont partagées.
La collecte et le traitement des données personnelles sont une partie inévitable et nécessaire de la conduite de ce type d'activité et pour atteindre les objectifs décrits dans cette politique de confidentialité.
Getflights.com et Groupflights.com sont des marques déposées de Getflights SRL.
Getflights SRL
Marechalstraat 7
8020 Oostkamp
Belgique
Numéro d’entreprise: 0728.975.685
TVA: BE07 2897 5685
Téléphone : +32 50 66 16 16
Email: hello@getflights.com
IBAN: BE23 3631 8889 3291
BIC: BBRUBEBB
Getflights/Groupflights est responsable des données pour le traitement des données personnelles visées.
Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou notre traitement de vos données personnelles, notre adresse est :
Marechalstraat 7, 8020 Oostkamp, BELGIQUE. Vous pouvez contacter le Data Protection Officer (DPO) à l’adresse dpo@groupflights.com.
La protection et la sécurité sont importantes pour nous.
La gestion responsable des données personnelles collectées dans le cadre de l'exploitation de notre entreprise est cruciale pour nos objectifs commerciaux et notre réputation. Dans cette politique de confidentialité, nous expliquerons comment vos données personnelles sont collectées et utilisées lorsque vous êtes un client, un fournisseur ou un partenaire commercial et comment vous pouvez accéder à vos propres données personnelles.
Que sont les données personnelles ?
Les données personnelles sont toutes les données relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par un numéro d'identification ou un ou plusieurs éléments propres à l'identité d'une personne donnée.
Quels types de données personnelles traitons-nous et pourquoi ?
Vos données personnelles seront utilisées à différentes fins, en lien avec votre statut de client et le fonctionnement de Getflights/Groupflights. Les données collectées peuvent varier selon que vous êtes client, fournisseur ou partenaire commercial. En général, il s'agit de données relatives à la gestion des clients et des fournisseurs, au marketing direct et aux droits et obligations de Getflights/Groupflights.
Si vous ne fournissez pas vos données personnelles, Getflights/Groupflights pourrait ne pas être en mesure de remplir ses obligations envers vous en tant que client ou fournisseur.
En règle générale, Getflights/Groupflights ne collecte et ne traite que les données personnelles habituelles. Dans certains cas spécifiques de réservation de voyage, il peut être nécessaire, dans une certaine mesure, de traiter des données personnelles sensibles (par exemple, des informations concernant des repas spéciaux ou une assistance pour des besoins spécifiques pendant votre voyage), ainsi que des informations concernant vos numéros de sécurité sociale (par exemple, pour la collecte d'une copie de passeport pour les demandes de visa), mais uniquement lorsque cela est nécessaire à la réservation du voyage et à l'assistance dont vous avez besoin.
Getflights/Groupflights collecte généralement les informations suivantes :
Informations concernant nos clients
Les informations que vous nous fournissez lors de la réservation d'un voyage ou de la création d'un profil client, par exemple : en ligne via la page Web ou en contactant notre [service client / conseillers en voyages], y compris les coordonnées (prénom, deuxième prénom(s), nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, titre et poste), numéro de sécurité sociale (pour les demandes de visa, etc.), numéro de passeport, coordonnées bancaires, détails de carte de débit et de crédit, informations que vous fournissez concernant vos préférences spéciales pendant votre voyage (par exemple, informations sur les restrictions alimentaires, assistance pour besoins spéciaux en raison d'un handicap ou d'une maladie, etc.), informations sur la santé (lors de la réservation de voyages pour des traitements de santé ou médicaux, des voyages sportifs, etc.), informations concernant votre taille, votre poids, vos vêtements et votre pointure (pour la réservation d'équipement pour les voyages de ski, les voyages sportifs, etc.), le but du voyage, informations concernant les langues que vous parlez, citoyenneté, coordonnées de vos proches, demande (dans le cas de voyages d'affaires ou de santé), informations concernant vos préférences en matière de marketing et de communication, ainsi que les informations que vous nous avez fournies si vous nous contactez pour des questions, pour signaler un problème ou lorsque vous nous contactez en référence à votre relation client, informations concernant l'étudiant, l'enseignant, le code promotionnel, la validité de la carte, la date d'émission, le numéro de carte, les informations concernant le paiement des frais (prix, type de paiement, date, confirmation de paiement).
Informations concernant nos fournisseurs et partenaires commerciaux
Informations que vous fournissez lors de la conclusion d'un contrat ou d'un accord avec nous, notamment vos coordonnées (fonction, intitulé du poste, prénom, deuxième prénom(s), nom(s), adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail), vos préférences en matière de marketing et de communication, ainsi que les informations que vous nous avez fournies si vous nous contactez pour nous poser des questions, signaler un problème ou nous contacter au sujet de votre relation client.
Informations concernant la collecte des candidatures pour les universités et les organisations
Lorsque vous postulez pour un stage, des études ou une formation universitaire via Getflights/Groupflights, nous agissons pour le compte de l'établissement proposant le stage, les études ou la formation universitaire. Getflights/Groupflights traite donc les données personnelles aux fins indiquées par l'établissement : la collecte des candidatures. Ainsi, un établissement (université, organisation, autre établissement) traite les données en tant que responsable du traitement et Getflights/Groupflights traite les données personnelles en tant que sous-traitant pour le compte de l'établissement. Pour plus d'informations sur le traitement de vos données, veuillez consulter la politique de confidentialité des données de l'établissement auprès duquel vous postulez.
À quelles fins utilisons-nous vos données personnelles ?
Getflights/Groupflights traite vos données personnelles pour les finalités indiquées ci-dessous. Veuillez noter que toutes les finalités, catégories d'informations, destinataires d'informations et types de procédures ne vous concernent pas systématiquement.
Getflights/Groupflights traite vos données personnelles uniquement dans la mesure nécessaire à votre situation de client, fournisseur ou partenaire commercial (les intérêts spécifiques étant pris en compte dans chaque cas) ou conformément à la législation en vigueur.
Gestion de la clientèle
Getflights/Groupflights traite vos données personnelles lors de l'établissement et de la gestion de votre relation client avec Getflights/Groupflights, dans le cadre de nos activités, notamment la réservation de voyages et la livraison de nos différents produits (par exemple, demande de visa, assurance voyage, service de transfert, émission de cartes étudiantes, enseignantes, jeunes, etc.), la tenue de nos registres clients, la facturation, le marketing, les statistiques, etc. Toutes les statistiques et analyses sont compilées sous forme anonyme et ne contiennent donc aucune information permettant de vous identifier directement.
Gestion des relations avec les fournisseurs et les partenaires commerciaux
Getflights/Groupflights traite vos informations lors de la cogestion des relations avec les fournisseurs et les partenaires commerciaux, lorsque vous êtes le fournisseur ou le partenaire commercial, ou l'interlocuteur d'un fournisseur ou d'un partenaire commercial avec lequel Getflights/Groupflights collabore dans le cadre de son activité, y compris la maintenance de notre registre CRM contenant les informations relatives à nos contacts avec chaque fournisseur et partenaire commercial.
Conformité aux lois et réglementations en vigueur
Getflights/Groupflights traite vos données personnelles conformément aux lois et réglementations auxquelles Getflights/Groupflights est soumise dans le cadre de son activité ou pour se conformer aux différentes obligations de responsabilité et de divulgation prévues par les lois et réglementations applicables.
Getflights/Groupflights n'utilise pas vos données personnelles pour prendre des décisions fondées uniquement sur un traitement automatisé, à l'exception du profilage.
Le profilage est une forme de traitement automatisé de vos données personnelles. Nous utilisons le profilage et la modélisation des données, par exemple pour vous proposer des services et produits spécifiques correspondant à vos préférences, à des fins marketing.
Getflights/Groupflights s'efforce de garantir l'exactitude et la mise à jour de toutes les données personnelles que nous traitons. Nous vous demandons donc de nous informer systématiquement de tout changement concernant vos données personnelles (par exemple, changement d'adresse, de nom, de numéro de téléphone ou de mode de paiement) afin que nous puissions garantir l'exactitude et la mise à jour de vos données personnelles. En cas de modification, veuillez mettre à jour vos données personnelles immédiatement.
Base juridique du traitement de vos données personnelles
Getflights/Groupflights traite vos informations pour les motifs suivants : (1) Votre consentement ; (2) Conclusion et exécution d'accords contractuels avec Getflights/Groupflights ; (3) Prise en compte des intérêts légitimes de Getflights/Groupflights, tels que décrits ci-dessus ; (4) Respect des obligations légales auxquelles Getflights/Groupflights est tenu ; (5) Protection de vos intérêts vitaux ou de ceux d'une autre personne physique ; (6) Le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'une action en justice ; et (7) Le traitement est nécessaire au respect des droits de Getflights/Groupflights ou des vôtres en matière d'emploi, de santé et de protection sociale, découlant du droit national ou du droit de l'Union européenne.
Partage des données personnelles
Getflights/Groupflights ne divulgue les données que dans la mesure nécessaire à l'exploitation de son activité, notamment pour vous proposer votre voyage et les autres produits que vous avez achetés auprès de nous.
Getflights/Groupflights transmet généralement les données personnelles aux destinataires suivants lors de la réservation d'un voyage et des produits associés :
Système de distribution mondial (GDS)
Un GDS est un système de réseau informatique détenu ou exploité par une entreprise qui permet les transactions entre les prestataires de services du secteur du voyage, principalement les compagnies aériennes, les hôtels, les agences de location de voitures et les agences de voyages. Un GDS relie les services, les prix et les réservations en consolidant les produits des trois secteurs du voyage : les réservations de vols, les réservations d'hôtels et la location de voitures.
Compagnies aériennes
Getflights/Groupflights divulgue les données personnelles aux compagnies aériennes lors de la réservation de vos voyages. Pour réserver votre vol, nous vous fournirons généralement vos prénom, deuxième(s) prénom(s), nom, aéroport de départ, destination, dates de départ et de retour, numéro de carte bonus, demandes spéciales concernant votre voyage, y compris la réservation de repas spéciaux pendant le vol et l'assistance nécessaire en cas de besoins spécifiques dans l'avion ou à l'aéroport, auprès de la compagnie aérienne choisie.
Pour les voyages vers des destinations spéciales, nous pouvons également fournir à la compagnie aérienne des informations sur votre numéro de passeport.
Hôtels
Getflights/Groupflights transmet des données personnelles aux hôtels que vous prévoyez de fréquenter pendant votre voyage. Pour réserver votre hébergement, nous fournirons généralement des informations sur votre prénom, votre nom, votre destination, vos dates d'arrivée et de départ, votre catégorie de chambre, votre numéro de carte bonus, vos demandes spéciales pour votre voyage, y compris vos restrictions alimentaires ou l'assistance nécessaire en cas de handicap ou de maladie, pendant votre séjour à l'hôtel concerné.
Services de location de voitures
Getflights/Groupflights communique des données personnelles aux agences de location de voitures si vous avez besoin d'un véhicule pendant votre voyage. Pour réserver votre voiture de location, nous fournirons généralement des informations sur votre prénom, votre nom, votre lieu de prise en charge, la période de location, la catégorie de véhicule, le numéro de carte bonus, vos besoins particuliers liés à la location du véhicule, y compris les exigences particulières liées à un handicap ou à une maladie, les sièges enfants, etc.
Transporteurs de bus
Getflights/Groupflights communique des données personnelles aux compagnies de bus si un trajet en bus fait partie de votre voyage (par exemple, pour des excursions d'une journée vers des attractions touristiques, etc.). Aux fins de la réservation de votre voyage en bus, nous fournirons généralement des informations sur le prénom, le(s) deuxième(s) prénom(s), le nom de famille, le lieu de prise en charge, la date et l'heure du bus, la destination et les demandes spéciales pendant le voyage en bus, y compris la réservation de repas spéciaux et les exigences particulières nécessaires ou l'assistance liée au handicap ou à la maladie.
Compagnies maritimes
Getflights/Groupflights transmet des données personnelles aux compagnies maritimes si vous effectuez une excursion en bateau dans le cadre de votre voyage (par exemple, pour des excursions d'une journée vers des sites touristiques, des croisières, etc.). Pour réserver votre excursion, nous vous fournirons généralement des informations sur votre prénom, votre nom, votre destination, votre itinéraire, la date et l'heure de départ et de retour, ainsi que vos demandes spéciales pendant la traversée, notamment la réservation de repas spéciaux, les besoins spécifiques ou l'assistance en cas de handicap ou de maladie, et les informations relatives aux documents de voyage.
Portail hôtelier
Un Portail hôtelier est un système informatique détenu ou exploité par une entreprise qui permet des transactions entre des prestataires de services du secteur du voyage, principalement des hôtels et des agences de voyages, ou des clients finaux. Getflights/Groupflights divulgue des données personnelles à des portails hôteliers pour réserver les hôtels que vous utiliserez pendant votre voyage. Aux fins de la réservation de votre hébergement à l'hôtel via un portail hôtelier, nous fournirons généralement des informations sur le prénom, le(s) deuxième(s) prénom(s), le nom, la destination, la date d'arrivée et de départ, la catégorie de chambre, le numéro de carte bonus, ainsi que les demandes spéciales, y compris la réservation de repas spéciaux pendant le séjour à l'hôtel et les exigences particulières nécessaires ou l'assistance liée au handicap ou à la maladie.
Agents de voyages
Si, dans le cadre de votre voyage, vous participez à des excursions ou avez besoin d'un transfert, Getflights/Groupflights peut être amené à transmettre des données personnelles à des agents de voyages. La responsabilité de l'agent de voyages est d'organiser l'excursion ou le transfert lors de la réservation d'un service donné auprès d'un prestataire local à destination. Pour réserver vos excursions, transferts, etc., nous fournissons généralement des informations sur votre prénom, votre nom, vos dates et heures d'arrivée et de départ, le type de véhicule, la destination, ainsi que vos demandes spéciales, notamment la réservation de repas spéciaux pendant le séjour à l'hôtel et les besoins spécifiques ou l'assistance en cas de handicap ou de maladie.
Compagnies d'assurance
Lors de la réservation de votre voyage par notre biais, vous pouvez souscrire une assurance voyage et/ou annulation. Si vous souhaitez souscrire cette assurance, nous communiquerons vos données personnelles à la compagnie d'assurance afin qu'elle puisse la souscrire. Pour souscrire une assurance voyage et/ou annulation, nous fournissons généralement à la compagnie d'assurance des informations sur votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail, votre destination, vos dates de départ et de retour, et le type de voyage.
Location d'équipement
Lors de la réservation de votre voyage par notre biais, vous pouvez louer tout l'équipement nécessaire, par exemple du matériel de ski, de plongée, etc. Si vous souhaitez louer ce type d'équipement, nous communiquerons ces informations à l'agence de location de votre destination. Pour la location d'équipement, nous fournissons généralement à l'agence de location des informations telles que votre prénom, votre nom, le type d'équipement, le lieu de prise en charge, la durée de location, ainsi que des informations sur votre taille, votre poids, vos vêtements et votre pointure.
Voyageurs
Getflights/Groupflights communique des données personnelles aux agences de voyage si vous participez à un circuit dans le cadre de votre voyage (par exemple, une excursion d'une journée vers des attractions touristiques, une séance de plongée sous-marine, etc.). Aux fins de la réservation de votre circuit, nous vous fournirons généralement des informations sur votre prénom, votre deuxième prénom, votre nom de famille, le circuit, l'itinéraire, la date et l'heure du circuit ainsi que les demandes spéciales pendant le circuit, y compris la réservation de repas spéciaux et les exigences particulières nécessaires ou l'assistance liée au handicap ou à la maladie, des informations sur le document de voyage (uniquement si nécessaire).
De plus, Getflights/Groupflights peut transmettre vos données personnelles à d'autres fournisseurs et prestataires de services dans le cadre de ses activités courantes, par exemple dans le cadre de l'administration externe de nos systèmes informatiques, de rapports d'analyse, de marketing, de recouvrement de créances, d'évaluation de crédit, d'audit, d'assistance juridique, etc.
Pour plus d'informations sur le traitement et la protection de vos données personnelles par nos fournisseurs et partenaires, veuillez consulter leurs politiques de confidentialité et conditions d'utilisation.
Getflights/Groupflights s'efforce de limiter au maximum la divulgation de données personnelles identifiables, limitant ainsi les cas où des informations peuvent permettre de vous identifier personnellement.
Getflights/Groupflights ne divulgue pas vos données personnelles, sauf si cela est nécessaire à l'exercice de ses activités ou à la satisfaction de vos besoins.
Transferts internationaux de vos données personnelles
En raison de la nature de l'activité de Getflights/Groupflights, vos données personnelles peuvent être transférées vers des pays hors UE/EEE lors de la réservation d'un voyage avec nous. Afin de vous fournir nos services, nous devons dans certains cas faire appel à des partenaires et fournisseurs hors UE/EEE.
Sans la possibilité de transférer vos informations à des destinataires hors UE/EEE, Getflights/Groupflights ne sera pas en mesure de vous proposer certains services de voyage. Ceci s'applique si la réservation de votre voyage nécessite l'envoi d'informations à des destinataires hors UE/EEE, par exemple pour réserver des vols, des hôtels, etc. à votre destination.
La législation en matière de protection des données dans ces pays peut être plus souple qu'en Belgique et dans le reste de l'UE/EEE, car dans la plupart des cas, la Commission européenne estime que le niveau de protection des données n'est pas équivalent à celui de l'UE/EEE.
Dans la mesure où cela nous est matériellement possible, le transfert de vos données personnelles sera basé sur les contrats de transfert standard élaborés par la Commission européenne, spécialement conçus à cet effet. Les transferts vers les États-Unis seront, dans la mesure du possible, effectués sur la base du Privacy Shield. Le Privacy Shield est un accord entre l'UE et les États-Unis, qui établit un ensemble strict de règles de protection des données et de mesures de sécurité que les entreprises américaines ayant adhéré à cet accord sont tenues de respecter lors du traitement de données personnelles.
Cependant, dans certains cas, il peut être difficile pour Getflights/Groupflights de conclure un contrat de transfert standard ou d'utiliser le Privacy Shield comme base légale de transfert. Dans ce cas, le transfert des informations sera effectué conformément à l'article 49.1(b) du Règlement sur la protection des données, car le transfert de vos données personnelles vers un pays donné est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Getflights/Groupflights (réservation de votre voyage) ou à l'exécution de mesures à votre demande avant la conclusion d'un tel contrat.
Il est donc important que vous sachiez que le transfert de vos données personnelles vers des pays hors UE/EEE lors de la réservation d'un voyage avec Getflights/Groupflights signifie que vos données personnelles ne bénéficieront pas de la même protection que celles soumises aux lois et réglementations belges ou européennes.
Lors du transfert de données, il existe un risque potentiel : il n'existe pas de lois et réglementations claires, précises et accessibles dans le pays concerné concernant l'accès des autorités aux données personnelles ; il n'existe pas de lois et réglementations stipulant que l'accès des autorités d'un pays à vos informations doit être nécessaire et proportionné ; le pays ne dispose pas d'une autorité de contrôle indépendante et efficace et il ne dispose pas de recours juridiques efficaces pour les personnes enregistrées.
Si vous ne souhaitez pas que Getflights/Groupflights transmette vos données personnelles à des destinataires situés hors UE/EEE, veuillez nous en informer au plus tard lors de la réservation de votre voyage.
Getflights/Groupflights ne transmet en aucun cas vos données personnelles à des destinataires situés en dehors de l'UE/EEE, sauf si cela est nécessaire pour mener à bien nos activités et répondre à vos besoins, par exemple en vous livrant le voyage demandé.
Intégrité et sécurité des données
Les données personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sauf si leur conservation est requise pour se conformer aux exigences légales nationales, notamment en matière de durée de conservation légale liée à la comptabilité.
Getflights/Groupflights a pour politique de protéger les données personnelles en prenant des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates. Lorsque vos données personnelles ne sont plus nécessaires, nous veillerons à leur suppression sécurisée.
Vos droits
Vous avez le droit d'accéder à toutes les données personnelles que nous avons enregistrées et utilisées, ainsi qu'à des informations sur leur provenance et leur utilisation. Vous pouvez obtenir des informations sur la durée de conservation de vos données, les destinataires des données vous concernant et la mesure dans laquelle nous les divulguons en Belgique et à l'étranger. Votre droit d'accès peut toutefois être limité par la législation, la protection de la vie privée d'autrui et le respect de nos activités et pratiques. Notre savoir-faire, nos secrets d'affaires ainsi que nos évaluations et documents internes peuvent également être exemptés du droit d'accès.
Dans certaines circonstances, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. C'est le cas, par exemple, lorsque le traitement est fondé sur nos intérêts légitimes.
Opposition au marketing direct. Vous avez le droit de vous opposer à l'utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct, y compris le profilage lié à cette finalité.
Si les données sont inexactes, incomplètes ou non pertinentes, vous avez le droit de les faire rectifier ou effacer, dans les limites prévues par la législation en vigueur et les droits relatifs au traitement des données. Ces droits sont appelés « droit de rectification », « droit à l'effacement » ou « droit à l'oubli ».
Si vous pensez que les données que nous avons enregistrées vous concernant sont inexactes, ou si vous vous êtes opposé à leur utilisation, vous pouvez exiger que nous limitions leur stockage. Leur utilisation sera limitée au stockage uniquement jusqu'à ce que l'exactitude des données puisse être établie ou qu'il soit vérifié si nos intérêts légitimes prévalent sur les vôtres.
Si vous avez le droit de faire effacer les données que nous avons enregistrées vous concernant, vous pouvez également nous demander de limiter leur stockage. Si nous devons utiliser les données que nous avons enregistrées vous concernant uniquement pour faire valoir un droit en justice, vous pouvez également exiger que toute autre utilisation de ces données soit limitée à leur stockage. Nous pouvons toutefois être autorisés à les utiliser autrement pour faire valoir un droit en justice ou si vous y avez consenti.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Veuillez noter que si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne plus être en mesure de vous proposer certains services ou produits. Veuillez également noter que nous continuerons à utiliser vos données personnelles, par exemple pour exécuter un contrat conclu avec vous ou si la loi nous y oblige.
Compte tenu de la nature de nos services et de la finalité de la collecte et du traitement de vos données personnelles, le droit à la portabilité n'est pas applicable.
Pour exercer vos droits, veuillez envoyer un e-mail à dpo@groupflights.com ou votre demande par courrier à l'adresse suivante : Protection des données, Getflights SRL, Marechalstraat 7, 8020 Oostkamp, BELGIQUE. Dans votre demande, vous devez indiquer clairement (i) votre identité, en indiquant votre nom complet et l'adresse e-mail utilisée pour acheter ou créer un compte, et (ii) le ou les droits que vous exercez.
Vous pouvez également, si vous le souhaitez, demander à l'Autorité belge de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be) de vous protéger afin de garantir le respect de vos droits.
L'exercice de ces droits est gratuit, sauf demande injustifiée ou excessive de votre part. Dans ce cas, nous serons en droit de vous facturer des frais raisonnables, calculés en fonction des frais administratifs.
Mises à jour
Getflights/Groupflights évalue et met à jour régulièrement cette politique de confidentialité. Veuillez donc la consulter régulièrement pour tout changement susceptible d'affecter le traitement de vos données personnelles.